中華人民共和國檔案著錄標準gb3792.5-85

1 引 言

1.1 檔案著錄標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎之一。 為建立健全我國統(tǒng)一的檔案檢索體系，開展檔案的報道與交流，充分發(fā)揮檔案在我國社會主義建設事業(yè)中的作用，特制訂本規(guī)則。

1.2 本標準是依據(jù)gb 3792.1-83《文獻著錄總則》的原則,結合檔案的特點和我國檔案工作的實際情況制訂的。

1.3 本標準是各類檔案進行著錄的依據(jù),某些內容和形式極其特殊的檔案可遵照本標準制訂細則。

1.4 本標準不包含檔案目錄組織的方法。

2 名詞術語

2.1 檔案：國家機構、 社會組織和個人從事政治、經濟、科學、文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲象等形態(tài)的歷史記錄。

2.2 案卷：是一組關系密切的單份文件的組合,有時稱檔案保管單位。

2.3 檔案著錄：在編制檔案目錄時,對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

2.4 著錄項目：揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。其主要部分（包括題名與責任者項、文本項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、叢編項、附注項、標準編號及有關記載項、提要項、排檢與編號項）稱為大項，組成各個主要部分的特定內容稱為小項。

2.5 著錄格式：著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。

2.6 條目：檔案著錄的結果,是反映單份文件或案卷內容和形式特征的著錄項目的組合。

2.7 檔案目錄：按照一定的次序編排而成的條目組合,是檔案檢索和報道的工具。

3 著錄項目

3.1 題名與責任者項

3.1.1 正題名

3.1.2 并列題名

3.1.3 副題名及說明題名文字

3.1.4 文件編號

3.1.5 載體類型標識

3.1.6 第一責任者

3.1.7 其它責任者

3.2 文本項

3.3 密級與保管期限項

3.3.1 密級

3.3.2 保管期限

3.4 時間項

3.5 載體形態(tài)項

3.5.1 數(shù)量及單位

3.5.2 規(guī)格

3.5.3 附件

3.6 叢編項

3.7 附注項

3.8 標準編號及有關記載項(一般不著錄)

3.9 提要項

3.10 排檢與編號項

3.10.1 分類號

3.10.2 檔案館(室)代號

3.10.3 檔號

3.10.4 縮微號

3.10.5 主題詞

4 標識符號

4.1 著錄項目標識符

4.1.1 本標準各著錄項目之前冠以一定的標識符。

．－各大項(題名與責任者項、排檢與編號項、提要項除外)。

＝并列題名。

：副題名及說明題名文字、文件編號、規(guī)格。

／第一責任者。

；其他責任者、保管期限。

＋附件。

4.1.2 著錄項目標識符說明

4.1.2.1 除“.－”符占兩格并在回行時不應拆開外，其他符號占一格，前后均不再空格。

4.1.2.2 除題名與責任者項外,各大、小項回行時，均不省略標識符。

4.1.2.3 凡重復著錄一個項目,需重復添加該項目的標識符；不進行著錄的項目，其符號連同項目一并省略。

4.2 著錄內容識別符。

( ) 責任者所屬機構名稱、責任者真實姓名、責任者職務、中國責任者時代、外國責任者國別及姓名原文、叢編項。

[ ] 自擬著錄內容、載體類型標識。

？ 推測的不能確定的著錄內容，與[ ]結合使用。

□ 每一個殘缺文字。未考證出的責任者、時間及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“□”號。

. 外文縮寫。

～ 起止連接。

5 著錄格式

按不同著錄對象，區(qū)分為文件和案卷級兩種條目著錄格式。

5.1 文件級(以單份文件為著錄對象)條目著錄格式

5.3.1 文件級和案卷級條目著錄格式，按其載體形式均可分為卡片式和書本式。

5.3.2 卡片式著錄格式將著錄項目劃分為四個段落。第一段落中分類號與檔號分別著錄于卡片左上角的第一、二行。檔案館(室)代號與縮微號分別著錄于卡片右上角的第一、二行。第三段落從檔號下一行與檔號齊頭處依次著錄題名與責任者項、文本項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、叢編項和附注項，各項目回行時，齊頭著錄。第三段落為主題詞，另起一行齊頭著錄。第四段落為提要，另起一行空兩字著錄，回行時與一、二、三段落齊頭。

5.3.3 如卡片正面著錄不完，可接背面連續(xù)著錄。

5.3.4 卡片尺寸為12.5cm×7.5cm。著錄時，卡片四周均應留1cm空隙。

5.3.5 書本式條目著錄格式除在正題名前加順序號(以黑體字印刷)其后空一格,且第二段落著錄項目相應后移外，其余與卡片式條目相同。

5.3.6 文件級、案卷級書本式目錄均采用雙欄排版形式,各條目之間空一行。

例一：(文件級卡片式條目)

1080932 000102

16-2-30 92-1

016345 各省、自治區(qū)、直轄市1972年糧食產量統(tǒng)計表.-永久.－1973.3.14～1973.5.20.－西藏自治區(qū)統(tǒng)計表因污漬大部不清。

1972年全國各省、自治區(qū)、直轄市耕地面積、糧食作物播種面積、總產量和各種糧食作物產量。

6 著錄詳簡級次

6.1 著錄項目分為必要項目和選擇項目。

6.1.1 必要項目：正題名、第一責任者、時間、分類號、檔號、縮微號、主題詞。

6.1.2 選擇項目：并列題名、 副題名及說明題名文字、文件編號、載體類型標識、其他責任者、文本、密級、保管期限、載體形態(tài)、叢編、附注、提要、檔案館(室)代號。

6.2 著錄詳簡級次分為簡要級次和詳細級次。

6.2.1 凡條目僅著錄必要項目的稱簡要級次。

6.2.2 凡條目除著錄必要項目外，還著錄部分或全部選擇項目的稱詳細級次。

7 著錄用文字

7.1 著錄用文字必須規(guī)范化。

7.2 文件編號、時間項、載體形態(tài)項、排檢與編號項中的數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字。

7.3 少數(shù)民族文字檔案著錄時必須依照少數(shù)民族文字書寫規(guī)則。

8 載體類型標識

檔案的載體類型分為甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤等。

9 著錄來源

9.1 檔案的著錄來源是被著錄檔案的本身。主要依據(jù)文頭、文尾、案卷封面、卷內文件目錄、備考表等。

9.2 其他有關的檔案資料。

10 著錄項目細則

10.1 題名與責任者項

a. 題名是直接表達檔案內容特征、中心主題并區(qū)別于另一檔案的名稱。

b. 責任者是指對檔案內容進行創(chuàng)造，負有責任的團體或個人。

10.1.1 正題名

檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目名稱和案卷封面上的題目名稱。正題名照原文著錄。

10.1.2 并列題名

以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名。必要時并列題名與正題名一并著錄。并列題名前加“＝”號。

10.1.3 副題名及說明題名文字

10.1.3.1 副題名：解釋或從屬于正題名的另一題名，副題名照原文著錄。正題名能夠反映檔案內容時，副題名不必著錄。副題名前用“：”號。

10.1.3.2 說明題名文字：指在題名前后對檔案內容、范圍、用途等的說明文字，照原文著錄，其前加“：”號。

10.1.4 沒有題名的單份文件

依據(jù)其內容擬寫題名，并加“[ ]”號。

10.1.5 題名含混不清的文件或案卷

10.1.5.1 單份文件的題名不能揭示內容時，原題名照錄，并根據(jù)其內容另擬題名附后，加“[ ]”號。

10.1.5.2 案卷題名不能揭示案卷內容或題名過于冗長時，一般應重新擬寫，改寫原案卷題名后再著錄。

10.1.6 文件編號

文件編號是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關、團體或個人編寫的順序號，包括發(fā)文字號、圖號等。文件編號照原文字和符號著錄，其前加“：”號。

例如：

：中發(fā)[1980]16號

：j6-021-001

10.1.7 載體類型標識

以紙為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型據(jù)實著錄，并加“[ ]”號，見第8章。

10.1.8 第一責任者

10.1.8.1 第一責任者是指文件上列于首位的責任者。其前加“ ”號。

10.1.8.2 責任者只有一個時作第一責任者照原文著錄。

10.1.9 其他責任者

10.1.9.1 其他責任者指除第一責任者以外的責任者，其前加“;”號。

10.1.9.2 單份文件有多個責任者時，除著錄第一責任者外，其他責任者最多著錄2個，以“；”號相隔，并加“等”字。立檔單位本身是責任者的必須著錄。

10.1.10 機關團體責任者

10.1.10.1 團體責任者必須著錄全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱“中共中央”，“中華人民共和國外交部”簡稱“外交部”，“中國人民解放軍總參謀部”簡稱“總參”，“河北省人民政府人事局”簡稱“河北省人事局”，“國家檔案局檔案館業(yè)務指導處”簡稱“國家檔案局二處”等；不得著錄為“本部”、“本委”、“本省人事局”、“二處”等。

10.1.10.2 歷代政權機關團體責任者,著錄時其前應冠以朝代或政權名稱，并加“( )”號。如(清)內閣，(民國)教育部。

10.1.11 個人責任者

10.1.11.1 個人責任者一般只著錄姓名,必要時在姓名后著錄職務，并加“( )”號。如吳學謙(外交部長)。

10.1.11.2 文件所署個人責任者為別名、筆名等時,均照原文著錄，但應將其真實姓名附后，并加“( )”。如茅盾(沈雁冰)。

10.1.11.3 清代及其以前的個人責任者的著錄與本條10.1.10.2項相同。

10.1.11.4 外國責任者,應著錄各歷史時期易于識別的國別簡稱，統(tǒng)一的中文姓氏譯名、姓氏原文和名的縮寫，一般采用姓在前，名在后的順序。國別、姓氏的原文和名的縮寫均加“( )”號。

如：(蘇)斯大林(ctajinh,n·b·)。

10.1.12 未署責任者的文件

應著錄根據(jù)其內容、形式特征考證出的責任者,并加“[ ]”號。經考證仍無結果時,以三個“□”代之。著錄為“□□□”。

10.1.13 文件的責任者有誤

仍照原文著錄，但應考證出真實責任者附后，并加“[ ]”號。

10.2 文本項

文本是文件稿本的名稱。依實際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖等,其前加“.－”號。

10.3 密級與保管期限項

10.3.1 密級

一般按文件形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的，應著錄新的密級，其前加“.－”號。

10.3.2 保管期限

10.3.2.1 一般按案卷組成時擬定保管期限著錄，對已更改的，應著錄新的保管期限，其前加“；”號。

10.3.2.2 當密級與保管期限項中不著錄密級時，小項保管期限前不加“；”號。

例如：.－長期

10.4 時間項

時間項視著錄對象分為文件級的文件形成時間和案卷級的案卷內文件起止時間。其前均加“.－”號。

10.4.1 文件的形成時間

一般公私文書、信札為發(fā)文時間，決議、決定、命令為通過時間或發(fā)布時間，條約、合同為簽署時間；報表計劃為編制時間；工程、產品圖紙為設計時間等。

10.4.1.1 時間著錄，可省略年、月、日，在表示年、月的數(shù)字右下角加“.”號。

例如：1982年6月5日著錄為.－1982.6.5

10.4.1.2 歷史檔案應著錄原紀年，將換算好的公元紀年附后，并加“( )”號。

例如：清乾隆十年九月二十六日著錄為

.－清乾隆10.9.26(1745.10.21)

10.4.1.3 沒有形成時間或形成時間不清的文件，應根據(jù)其內容、形式、載體特征等考證出形成時間著錄，并加“[ ]”號；或著錄文件上的其他時間(收文時間、審核時間、印發(fā)時間等)，并在附注項中說明。如考證無結果，且無其他時間，則以三個“□”代之，著錄為“□□□”。

10.4.1.4 時間記載有誤的文件，仍照原文著錄，再將考證的時間附后，并加“[ ]”號。

10.4.2 案卷內文件起止時間

著錄卷內文件最早和最遲形成的時間，其間用“～”連接。

例如：1980年3月4日至1980年12月7日著錄為

.－1980.3.4～1980.12.7

10.5 載體形態(tài)項

載體形態(tài)項著錄檔案載體的物質形態(tài)特征。

10.5.1 數(shù)量及單位

數(shù)量用阿拉伯數(shù)字,單位用檔案物質形態(tài)的統(tǒng)計單位,如：“頁”、“卷”、“冊”、“盒”等。著錄時其前加“.-”號。

10.5.2 規(guī)格

指檔案載體的尺寸及型號等，著錄時其前加“：”號。

例如：

.－1盒：35mm

.－5頁：16開

10.5.3 附件

10.5.3.1 指文件正文后的附加材料，一般只著錄附件題名，其前冠“＋”號。

10.5.3.2 載體形態(tài)項中不著錄小項數(shù)量及單位和規(guī)格時，附件前不加“＋”號。

例如：

.－中共溫州地委辦公室轉發(fā)平陽縣委辦公室“關于水頭區(qū)委檔案被燒情況的報告”

10.5.3.3 如附件具有自己的題名，并能單獨使用，具有獨立檢索意義時，亦可另行著錄條目，但應在附注項中加以說明。

10.6 叢編項

叢編是指在一個總題名下，匯集若干同一類型、統(tǒng)一編號發(fā)布的系列文件，一般照原文著錄叢編題名，并將著錄內容置于“( )”號中，“( )”號前加“.－”號。

例如：.－(全國檔案工作會議材料之二)

10.7 附注項

附注項著錄各個項目中需要解釋和補充的事項，依各項目的順序著錄，見第3章，項目以外需解釋和補充的列在最后。

10.8 標準編號及有關記載項

此項一般不著錄。

10.9 提要項

提要項是對文件和案卷內容的簡介和評述，應力求反映其主題內容。一般不超過300字。

10.10 排檢與編號項

排檢與編號項是目錄排檢和檔案館(室)業(yè)務注記項

10.10.1 分類號

依據(jù)檔案分類法的有關規(guī)定著錄。置于條目左上角第一行。

10.10.2 檔案館(室)代號

依據(jù)檔案館(室)代碼的有關規(guī)定著錄。置于條目右上角第一行。

10.10.3 檔號

檔案館(室)在檔案整理過程中對檔案的編號。檔號通常包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號或頁號。

10.10.3.1 全宗號：著錄館藏每一全宗的編號。

10.10.3.2 案卷目錄號：著錄全宗內每一案卷目錄的編號。

10.10.3.3 案卷號：著錄案卷目錄內每一案卷的編號。

10.10.3.4 件號或頁號：著錄案卷內每一文件的順序號或其首頁的編號。

10.10.3.5 某些科技檔案可著錄具有檢索意義的專業(yè)號、工程號、專題號、產品型號等編號。

10.10.3.6 檔號中各號之間用“－”號，占半格。

10.10.3.7 檔號著錄于條目左上角第二行，與分類號齊頭。

10.10.4 縮微號

縮微號是檔案縮微品的編號，著錄于條目右上角第二行，與檔案館(室)代號齊頭。

10.10.5 主題詞

主題詞是揭示檔案主題內容的規(guī)范詞。

10.10.5.1 依據(jù)gb 3860-83《文獻主題標引規(guī)則》的原則進行標引。

10.10.5.2 文件級條目一般著錄3～8個主題詞，案卷級可適當增加。

10.10.5.3 主題詞著錄于第二段落之下，另起一行齊頭著錄。

各主題詞之間空一格。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

附加說明：

本標準由全國文獻工作標準化技術委員會第六分會提出。

本標準由檔案工作標準化領導小組《檔案著錄規(guī)則》起草小組起草。

本標準主要起草人鄧紹興、來長治、楊淑琴。