國(guó)家檔案局 中華人民共和國(guó)民政部 令

第11號(hào)

《城市社區(qū)檔案管理辦法》已經(jīng)2015年10月12日國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議、2015年9月29日民政部部務(wù)會(huì)議審議通過(guò)，現(xiàn)予公布，自2016年1月1日起施行。

國(guó)家檔案局局長(zhǎng) 李明華

民 政 部 部 長(zhǎng) 李立國(guó)

2015年11月23日

城市社區(qū)檔案管理辦法

第一條為規(guī)范城市社區(qū)檔案（以下簡(jiǎn)稱社區(qū)檔案）管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)城市居民委員會(huì)組織法》和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條本辦法所稱社區(qū)檔案，是指城市社區(qū)黨組織、居民委員會(huì)、社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)、社區(qū)社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱社區(qū)各類組織）和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條社區(qū)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條社區(qū)黨組織和居民委員會(huì)應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入社區(qū)建設(shè)內(nèi)容，促進(jìn)檔案工作與社區(qū)其他各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

第五條社區(qū)檔案工作經(jīng)費(fèi)從社區(qū)的辦公經(jīng)費(fèi)中列支，并應(yīng)當(dāng)滿足實(shí)際工作的需要。

第六條社區(qū)黨組織或者居民委員會(huì)應(yīng)當(dāng)指定人員管理本社區(qū)各類檔案,有條件的地方可以設(shè)立綜合檔案室。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，調(diào)離工作崗位時(shí)應(yīng)當(dāng)在離職前辦理檔案交接手續(xù)。

第七條社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員負(fù)責(zé)宣傳、貫徹和執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，指導(dǎo)、監(jiān)督本社區(qū)文件材料的歸檔、整理和移交工作。

第八條社區(qū)檔案由社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或者擅自銷毀。

第九條社區(qū)建設(shè)中形成的文件材料可以分為文書類、科技類、會(huì)計(jì)類等三個(gè)大類，具體的歸檔范圍和保管期限參照本辦法附件。

第十條社區(qū)文件材料的歸檔，應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（一）歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、排列有序；裝訂結(jié)實(shí)、整齊；備考表填寫真實(shí)、清楚；歸檔文件目錄或者卷內(nèi)文件目錄明晰、準(zhǔn)確；

（二）歸檔的文件材料中有照片或者復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)圖文清晰；

（三）歸檔時(shí)間：

文書材料于次年6月底前歸檔；

科技文件材料在科技活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔；

會(huì)計(jì)材料由會(huì)計(jì)部門在會(huì)計(jì)年度終了后保管1年，于次年3月底前歸檔；

聲像材料在活動(dòng)結(jié)束或者辦理完畢后隨時(shí)歸檔；

實(shí)物材料及時(shí)歸檔；

電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（gb/t18894）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(da/t38)的要求整理。

第十一條社區(qū)檔案按照下列規(guī)則進(jìn)行分類編號(hào)：

（一）文書檔案按照年度——問(wèn)題（社區(qū)黨建、居民自治、社區(qū)管理、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)治安等）進(jìn)行分類，參照《歸檔文件整理規(guī)則》，以件為單位，按年度——問(wèn)題——保管期限排列編號(hào)；

（二）科技檔案中的基建檔案按照工程項(xiàng)目分類整理，按照項(xiàng)目——時(shí)間排列編號(hào)；設(shè)備儀器檔案按照型號(hào)分類整理，按照型號(hào)——時(shí)間排列編號(hào)；

（三）會(huì)計(jì)檔案按照年度——類別（報(bào)表、賬簿、憑證、其他）分類整理并排列編號(hào)。

第十二條社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)設(shè)立專室或者專柜保管檔案，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁等措施，確保檔案的完整與安全。

第十三條檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案及其保管狀況進(jìn)行全面檢查，并形成安全檢查記錄；如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或者進(jìn)行其他技術(shù)處理。

對(duì)聲像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用；有條件的地方要及時(shí)對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以利于長(zhǎng)期使用。

第十四條社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、保管數(shù)量、借閱和利用效果、銷毀等情況，進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

第十五條社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立健全檔案利用制度，為檔案利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。

利用檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并及時(shí)做好利用效果登記。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)有短缺、涂改、污損情況，要及時(shí)報(bào)告并追查。

第十六條社區(qū)應(yīng)當(dāng)組織成立檔案鑒定工作小組，對(duì)已到期檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定。

鑒定工作小組由社區(qū)檔案管理人員和形成檔案的組織的人員（或者居民代表）組成，鑒定后應(yīng)當(dāng)形成檔案鑒定報(bào)告。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)核對(duì)并編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)過(guò)必要的審批手續(xù)后按照規(guī)定銷毀。

禁止擅自銷毀檔案。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。

第十七條社區(qū)檔案應(yīng)當(dāng)依法保持齊全完整，不得隨意將社區(qū)檔案拆散、重新組合。

第十八條社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞社區(qū)中心工作和居民利用需求，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展檔案編研工作。

第十九條社區(qū)檔案管理應(yīng)當(dāng)積極采用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

第二十條涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案的保管、利用，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定辦理。

第二十一條違反國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，應(yīng)當(dāng)依法追究相關(guān)人員責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第二十二條各省（自治區(qū)、直轄市）、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案行政管理部門商同級(jí)民政部門，可以結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況制定本辦法的實(shí)施細(xì)則。

第二十三條本辦法由國(guó)家檔案局和民政部負(fù)責(zé)解釋。

第二十四條本辦法自2016年1月1日起施行。

附件：《城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》

城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表

一、文書材料

（一）社區(qū)黨群管理及社區(qū)管理類

1.上級(jí)針對(duì)本社區(qū)設(shè)立、撤并、調(diào)整、更名、社區(qū)干部任免的通知、批復(fù)等文件材料 永久

2.本社區(qū)組織簡(jiǎn)介、人員編制、印信啟用和印信作廢等文件材料 永久

3.本社區(qū)黨組織會(huì)議、居民委員會(huì)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、記錄、討論通過(guò)的決議、規(guī)定等 永久

4.本社區(qū)組織召開的黨員大會(huì)、居民會(huì)議、團(tuán)組織會(huì)議、婦聯(lián)組織會(huì)議等重要會(huì)議的通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、紀(jì)要等 永久

5.本社區(qū)組織召開的重要會(huì)議的典型材料、交流材料、代表發(fā)言材料、簡(jiǎn)報(bào)等 30年

6.本社區(qū)召開的民主懇談會(huì)、居民聽證會(huì)、民主協(xié)商、矛盾糾紛調(diào)解、民情民意反映等一般會(huì)議的通知、名單、日程、總結(jié)、紀(jì)要等 10年

7.本社區(qū)召開的一般會(huì)議的交流材料、代表發(fā)言材料等 10年

8.本社區(qū)開展居務(wù)公開、民主評(píng)議工作過(guò)程中形成的文件材料 永久

9.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本社區(qū)工作時(shí)形成的文件材料

（1）重要的 永久

（2）一般的、本社區(qū)工作匯報(bào)材料 10年

10.本社區(qū)居民委員會(huì)計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料

（1）年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、重要專題的調(diào)研材料 永久

（2）年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、一般問(wèn)題的調(diào)研材料 10年

11.本社區(qū)黨組織、居民委員會(huì)、社區(qū)工、青、婦等群團(tuán)組織、社區(qū)社會(huì)組織等各類組織的換屆選舉材料、上級(jí)批準(zhǔn)或登記備案材料 永久

12.本社區(qū)專項(xiàng)活動(dòng)形成的文件材料

（1）重要的（如各類創(chuàng)建活動(dòng)等） 30年

（2）一般的（如精神文明教育、文化藝術(shù)、全民健身、科普教育、環(huán)保宣傳教育、愛國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)、健康教育等活動(dòng)） 10年

13.上級(jí)頒發(fā)的關(guān)于居民委員會(huì)工作的文件材料

（1）法規(guī)政策性文件 30年

（2）規(guī)范性、一般性文件 10年

14.本社區(qū)的請(qǐng)示和上級(jí)針對(duì)本社區(qū)各項(xiàng)工作的批復(fù)、批示

（1）重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久

（2）一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的 30年

15.本社區(qū)編輯、編寫的文件材料

（1）大事記、組織沿革等 永久

（2）簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等 10年

16.關(guān)于本社區(qū)的新聞報(bào)道 10年

17.本社區(qū)制定的各項(xiàng)規(guī)章、規(guī)范、制度、公約等 30年

18.針對(duì)本社區(qū)人員的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料

（1）受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的 永久

（2）受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的 30年

19.本社區(qū)處理問(wèn)題、事件的懲處決定

（1）受到警告（不含）以上處分的 永久

（2）受到警告處分的 30年

20.對(duì)本社區(qū)專職工作人員的選舉、聘用、福利、社會(huì)保障等文件材料 永久

21.對(duì)本社區(qū)專職工作人員的培訓(xùn)、考核、社區(qū)志愿者登記制度等文件材料 10年

22.本社區(qū)黨團(tuán)員名冊(cè)、組織關(guān)系介紹信及存根、本社區(qū)志愿者隊(duì)伍人員名單等 永久

23.本社區(qū)的房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 永久

24.本社區(qū)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議等文件材料

（1）重要的 永久

（2）一般的 10年

25.本社區(qū)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料 30年

26.本社區(qū)居委會(huì)國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接憑證等）文件材料

（1）重要的 永久

（2）一般的 10年

27.本社區(qū)接待工作的計(jì)劃、方案

（1）重要的 30年

（2）一般的 10年

28.本社區(qū)出國(guó)考察、友好往來(lái)等活動(dòng)中形成的文件材料 30年

29.本社區(qū)信息、檔案、保密工作中形成的文件材料 10年

（二）社區(qū)服務(wù)類

30.本社區(qū)居民的拆遷補(bǔ)償、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、職工退休、退職等登記表、協(xié)議書、存根、審批表及其他社會(huì)保障參保、退保等文件材料 永久

31.本社區(qū)現(xiàn)役、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)軍人、軍隊(duì)離休干部、革命傷殘軍人、烈屬、病故軍人家屬、殘疾人、特困供養(yǎng)人員、臨時(shí)救助人員等社會(huì)優(yōu)撫、社會(huì)救助相關(guān)文件材料 30年

32.本社區(qū)居民殯葬文化初審證明、存根、登記冊(cè) 30年

33.本社區(qū)登記失業(yè)人員情況、就業(yè)服務(wù)情況登記冊(cè)、老年卡申辦初審、最低生活保障申辦初審、享受社會(huì)救濟(jì)救助金申報(bào)初審等登記冊(cè) 10年

34.本社區(qū)物業(yè)管理制度、管理規(guī)約 30年

35.本社區(qū)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)設(shè)置和服務(wù)內(nèi)容、家政服務(wù)公司名單及運(yùn)營(yíng)情況等文件材料 10年

36.本社區(qū)服務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)和報(bào)告 30年

37.本社區(qū)各小區(qū)物業(yè)維修基金的使用和結(jié)余情況報(bào)告 永久

38.本社區(qū)內(nèi)各小區(qū)物業(yè)公司的工作報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告 30年

39.本社區(qū)專業(yè)社會(huì)工作者、志愿者隊(duì)伍開展各項(xiàng)活動(dòng)、各種服務(wù)活動(dòng)組成人員的文件材料 10年

40.本社區(qū)內(nèi)各類社會(huì)組織的數(shù)量、人員構(gòu)成、活動(dòng)情況等文件材料 30年

41.本社區(qū)公益慈善事業(yè)的經(jīng)費(fèi)籌集辦法、資金及使用情況的文件材料 10年

42.本社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)收益所得及其使用情況的文件材料 10年

43.本社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的立項(xiàng)、承包方案以及社區(qū)公益事業(yè)的建設(shè)承包方案 永久

44.本社區(qū)居民家庭及成員基本情況登記表 30年

（三）社區(qū)治安類

45.本社區(qū)制定的有關(guān)治安綜合治理及安全網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的規(guī)定、制度、宣傳教育等文件材料

（1）重要的 30年

（2）一般的 10年

46.本社區(qū)治安防范隊(duì)伍人員名單 30年

47.本社區(qū)各種民事調(diào)解、糾紛處理的文件材料

（1）涉及房產(chǎn)、資產(chǎn)的 永久

（2）影響重大的 30年

（3）一般的 10年

48.本社區(qū)對(duì)監(jiān)管、釋放、社區(qū)矯正、解除強(qiáng)制隔離戒毒等重點(diǎn)人群的教育、服務(wù)、管理材料 30年

二、科技文件材料

（一）基本建設(shè)類

49.本社區(qū)文化、教育、體育、青少年、老年活動(dòng)、福利事業(yè)、農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)等建設(shè)設(shè)施項(xiàng)目的審批、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料

（1）重要的 永久

（2）一般的 10年

50.本社區(qū)環(huán)境保護(hù)項(xiàng)目的審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料

（1）重要的 永久

（2）一般的 10年

51.本社區(qū)所屬服務(wù)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料 永久

（二）設(shè)備儀器類

52.本社區(qū)公共服務(wù)設(shè)施的購(gòu)置（引進(jìn)）合同、協(xié)議以及合格證書、使用說(shuō)明、圖紙等 30年

53.本社區(qū)居民委員會(huì)關(guān)于計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電視機(jī)、空調(diào)、汽車等辦公通用和專用設(shè)備的購(gòu)置合同、裝箱單、使用說(shuō)明書、維修及保修記錄等 10年

三、會(huì)計(jì)材料

54.本社區(qū)居民委員會(huì)的各類報(bào)表及分析報(bào)告

（1）年度的 永久

（2）半年的、季度的、月的 3年

55.本社區(qū)居民委員會(huì)的各類總賬、明細(xì)賬、分類賬，現(xiàn)金出納賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬和其他輔助賬 15年

56.本社區(qū)現(xiàn)金和銀行日記賬等賬簿 25年

57.本社區(qū)居民委員會(huì)的各種會(huì)計(jì)憑證 15年

58.本社區(qū)居民委員會(huì)的會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年

59.本社區(qū)居民委員會(huì)的會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、檔案銷毀清冊(cè) 永久

60.本社區(qū)居民委員會(huì)銀行余額調(diào)節(jié)表、對(duì)賬單 5年